Hur planerar du bäst inför en mässa? 

Det har nu snart gått 2 år sedan världen stängde ner på grund av Covid-19. Vi tyckte det var otroligt tråkigt att behöva se på när alla mässor samt större event fick ställas in. Nu är det äntligen dags att börja planera exponering igen! Vi har därför listat saker som kan vara bra att tänka på inför era kommande mässor eller event.  

Saker du ska ha koll på om du ska ställa ut på en mässa eller event

Datum och tid  

Oavsett om ni själva ska bygga er monter eller om ni har en extern partner som ska göra jobbet, så är det viktigt att ha koll på datum och plats för mässan eller eventet, datum och öppettider för byggnation av exponeringen och datum då de kan ta emot ert exponeringsmaterial om ni inte själva tar med det.  

För att få till en riktigt bra exponering, börja planera i god tid. Ta reda på när deadline är för att beställa den exponering ni vill ha. Leveranstiderna kan vara allt i från tre dagar upp till 6 månader, ju tidigare ni börjar planera desto häftigare grejer kan ni få och det blir dessutom oftast billigare när man är ute i god tid.  

Att synas och sticka ut är A och O för en lyckad exponering. Att lägga lite tid på att designa en riktigt snygg exponering, snygga enhetliga kläder och bra give aways kommer ge ett mycket mer proffsigt intryck. Behöver ni hjälp med planering eller design, kan ni alltid kontakta oss så hjälper vi er. 

Hallritning, monterplacering och monternummer.

För att kunna planera en riktigt snygg exponering om ni ska ställa ut på en mässa, så är det viktigt att ha koll på vart i hallen er monter är placerad, hur entréer och publikströmmarna går och vart andra utställare som deltar på mässan är placerade. Takhöjd, väggar, pelare eller andra hinder är också bra att ha koll på när ni ska planera er monteryta. 

Denna kunskap kommer hjälpa er att planera och placera exponeringen på ett så effektfullt sätt som möjligt inne i er monter. 

Servicekanaler och specifika byggregler

Annat som också är bra att ha koll på är vart servicekanalerna/kulvertarna går och om det finns specifika byggregler som ni behöver ta hänsyn till. Tänk på att all exponering och möblering både ska transporteras till mässan/eventet och sedan hem igen, så det är viktigt att veta hur logistiken ser ut. På många ställen kan ni boka logistik genom arrangörens eventservice, vilket gör att ni kan få ert material ända fram till er plats, något som väsentligt underlättar byggarbetet. 

Deltagare och marknadsföring

En mässa eller ett event handlar inte bara om att delta. För om ingen vet att ni är där, så kommer ni få färre besökare. Kolla på vilka sätt arrangören marknadsför mässan eller eventet och hur ni kan få synlighet tillsammans med dem på bästa sätt. Ta även reda på hur många besökare det brukar komma och om det finnas andra viktiga seminarier eller aktiviteter som drar en större publik. Försök även att kartlägga vilka målgrupper som kan vara intressanta för er bland besökarna. Gå igenom vilka konkurrenter som kommer delta och hur ert företag eller organisation kan särskilja sig och sticka ut. 

Ställ er gärna frågorna: 

• Varför har ni valt att genomföra just denna mässa eller detta event? 
• Vad vill ni få ut av ert deltagande? (sätt gärna upp mätbara mål) 
• Hur vill ni att ert företag eller organisation ska uppfattas av besökarna? 
• Hur har ni tänkt att följa upp eventuella leads efter mässan eller eventet är slut? 

Genom att ha samlat in den här informationen, kan ni sedan på bästa sätt börja planera hur er marknadsföring ska se och vilka USP:ar ni ska fokusera på i era egna kanaler.  

Glöm inte att planera för aktiviteter efter mässan för att fånga upp och inte tappa era leads efter mässan. Ibland kan det vara bra att ha någon form av give-away som ni kan skicka efter mässan eller eventet för att sticka ut från bruset. Det ger era besökare en påminnelse om er verksamhet när de är hemma i lugn och ro eller tillbaka på kontoret. 

Aktiviteter

Det är ofta en stor investering att delta på en mässa eller genomföra ett event. Kasta inte bort chansen genom att inte maximera era möjligheter att samla in nya leads, kunder, medarbetare eller samarbetspartners. Enklast gör ni det genom att erbjuda något riktigt bra i utbyte mot kontaktuppgifter. Det kan vara ett digitalt quiz med ett bra pris, en digital registrering för att få en goodiebag, en VIP-inbjudan eller ett erbjudande. Listan kan göras lång på bra aktiviteter, vill ni ha hjälp att hitta rätt aktivitet för er, så är det bara att ni kontaktar oss.  

Inredning och ljussättning

Att planera inredningen på ett bra sätt, så att den hjälper till att uppnå ert syfte med montern är jätteviktigt. Vill ni att besökarna ska stanna kvar i montern, behöver ni ha sköna sittplatser och kanske bjuda på något att äta eller dricka. Vill ni att besökarna snabbt ska kunna registrera sig? Skapa då en synlig QR kod som besökarna kan skanna och ta med en Ipad eller annan utrustning som gör det enkelt. 

Ska ni ha produkter eller utföra någon tjänst på plats? Då behöver ni se över vilken inredning som bäst lämpar sig för ert ändamål. Många av våra kunder beställer snygga eventmöbler från oss som till exempel snygga sittpuffar och stå barer, för att få till en snygg exponering eller för att skapa sköna sällskapsytor. Oavsett hur ni väjer att inreda så är det viktigt att först tänker ut vad ni vill visa i montern och hur mycket produkter som ska få plats. 

Ni behöver också tänka på ljussättning och färg. Här behöver ni oftast ta hjälp av eventservicen som finns på plats.  

Några viktiga saker att tänka på inför mässan 

• Buda gärna viktiga grejer i god tid så att ni vet att de hinner komma fram, har ni saker som ni inte kan vara utan på mässan, kan det vara bra att beställa hem produkterna till kontoret.
• Planera montern noga och testbygg den gärna innan det är dags för mässan, så ni vet att exponeringen fungera på det sätt ni önskar.
• Förbered alla vepor så det är så lite som möjligt att bygga ihop när ni väl är inne på mässan.
• Gå igenom så att alla artiklar finns som ska vara med på mässan och att det inte skickas något onödigt. Skriv en checklista på allt som ska skickas som ni sen kan bocka av.  

Budget

Det kan vara kostsamt att ställa ut på en mässa eller skapa ett event.  

Börja därför alltid att lista saker som ni redan har i lager sedan tidigare och sätt 0 kr på dessa. Lägg sedan in alla kostnader som ni måste betala som ex, ljussättning, väggar, el, WiFi, logistik, hyra av plats eller lokal, eventavgift med mera, samt kostnader för ev. övernattning på hotell, personalkostnader, transport till och från mässan och andra fasta kostnader som kan tillkomma. 

Efter det kan ni lista allt som behöver köpas in, som give-aways, broschyrer, exponeringsmaterial, möbler mm. Glöm heller inte att ta med eventuella inköp till montern i form av dryck och snacks och kostnader för fotografering/filmning som ni kanske vill ha för att kunna använda i marknadsföringssyfte både på och efter eventet eller mässan.  

Det är fantastisk roligt att planera både mässor och event, men ibland kan det vara skönt att få allt ordnat så att man kan fortsätta hålla fullt fokus på sin verksamhet. Vi har hjälpt 1000-tals företag och organisationer genom åren med exponering, profilkläder och artiklar. Vi har också bra samarbeten med några av Sveriges bästa eventbyråer så ni även kan få hjälp med att bygga er exponering.